FAQ

Unsere Ferienverwaltung revolutioniert das mühsame und zeitaufwendige Notieren und Erfassen von Ferienguthaben, Ferienanfragen etc. auf Papier, Word oder Excel und bringt zugleich Transparenz und Klarheit für alle Mitarbeiter und Teamleiter. Bei Ferienanfragen ist für Teamleiter in Sekundenschnelle ersichtlich, ob zum gewünschten Ferienzeitpunkt ein Engpass an Mitarbeitern besteht oder ob die Anfrage mit einem Mausklick bewilligt werden kann. Zusätzlich zu den Ferien managt die Ferienverwaltung auch Absenzen, Krankheiten und auf Wunsch auch die Überstunden.
Nein, mit der Ferienverwaltung kann jederzeit, auch mitten im Jahr oder mitten im Monat angefangen werden. Dank der Übertragsmöglichkeit kann bei Beginn der Arbeit mit der Ferienverwaltung das aktuelle Ferienguthaben für jeden Mitarbeiter einfach und in Sekundenschnelle erfasst werden. Der Rest erledigt die Ferienverwaltung.
Es können mit der Ferienverwaltung nicht nur Ferien angefragt und vom Teamleiter oder Admin bewilligt werden, sondern auch Abwesenheiten (z.B. Hochzeitstag oder Militär-/Zivilschutz/-Dienst) und Krankheiten. Bei einer Krankmeldung können auf Wunsch alle Mitarbeiter der Abteilung (oder auch die ganze Firma) automatisch informiert werden, damit alle im Bild sind und falls notwendig nötige Massnahmen (z.B. Absagen von Terminen) vorgenommen werden können.
Die Ferienverwaltung kann auch Überstunden! Es besteht die Möglichkeit auf Abteilungsebene oder auf Mitarbeiterebene Überstundenanfragen zuzulassen. Überstundenanfragen müssen vom Teamleiter oder Admin (oder von beiden) genehmigt werden.
Dank der webbasierten Lösung für die Ferienverwaltung können Sie sich von überall aus auf dem ganzen Globus anmelden. Das Einzige, was Sie dafür brauchen, ist ein Internetzugang. Eine App für iOS sowie Android ist derzeit in Entwicklung und wird demnächst bereitgestellt.
Falls die Ferien- oder Überstundenanfrage vom Teamleiter noch nicht beantwortet wurde, lassen sich alle Anfragen wieder mit einem Klick stornieren. Wurde die Anfrage schon beantwortet, so hat der Teamleiter oder der Administrator die Möglichkeit, die Anfrage manuell zu stornieren. Das abgezogene Guthaben wird Ihnen daraufhin wieder gutgeschrieben.
Nein, Ferienverwaltung berücksichtigt Ihre Arbeitstage und checkt, ob Sie an den betroffenen Tagen einen regulären Arbeitstag hätten. Feiertage können von einem Administrator für mehrere Jahre im Voraus implementiert werden. Sie dürfen also ruhig auch das Wochenende oder einen Feiertag in Ihrer Zeitspanne der Anfrage angeben, ohne dass Ihnen dafür Guthaben abgezogen wird.
Doch, können Sie. Es ist auch möglich, ein negatives Ferienguthaben vorzuweisen. Dieses Defizit wird dann beim Jahreswechsel mit dem Guthaben des neuen Jahres verrechnet.
Eingeben können Sie die Ferien immer. Wenn der Administrator das Ferienguthaben des nächsten Jahres für die Mitarbeiter schon erzeugt hat, wird Ihnen automatisch Guthaben des betroffenen Jahres abgezogen.
Das Besondere am MULTICAL-Gruppenkalender ist, dass Sie viel mehr Optionen haben, einen Termin anzulegen. So haben Sie beispielweise die Möglichkeit, eine Wegzeit zu einem Termin miteinzuplanen, Ressourcen wie z.B. ein Sitzungszimmer gleich dazu zu buchen oder eine beliebige Datei anzuhängen. Zudem weiss der Gruppenkalender im Zusammenspiel mit dem Modul «Ferienverwaltung», wann jemand in den Ferien ist oder keinen Arbeitstag hat. Der MULTICAL Gruppenkalender bietet zudem eine Möglichkeit zum Erteilen von Todos an einen oder mehrere Mitarbeiter und lässt Sie selbst Ihre eigene Kalenderansicht mit allen wichtigen Mitarbeitern, Ressourcen und Aktivitäten erstellen.
Wenn Sie private Termine eintragen möchten, bietet Ihnen MULTICAL die Funktion, einen Termin nicht öffentlich sichtbar zu machen. Private Termine können Sie zudem farblich von anderen Termintypen unterscheiden.
Ja, dies ist möglich. Dafür muss einzig eine gültige E-Mail-Adresse zum Termin hinzugefügt werden. Die externe Person erhält daraufhin eine Einladungsmail, wo man sogar zu- oder absagen kann, sowie eine .ics Datei für den Import in den eigenen Kalender.
Nein, Sie selbst können bestimmen, wem Sie Ihr Kalender freigeben möchten. Wenn Sie einen Kalender eines anderen Mitarbeiters einsehen wollen, können Sie diesem eine Anfrage schicken. Nicht öffentliche Termine bleiben aber trotz Genehmigung der Einsicht nicht sichtbar.
In den Einstellungen können Sie auswählen, wie Sie Ihre Termineinladungen erhalten möchten. Da können Sie selbstverständlich die Option «E-Mail» abwählen. Sie haben dann also die Möglichkeit, die Termineinladungen direkt im MULTICAL einzusehen und zu beantworten.
Dafür können Sie einfach einen Termin anlegen und den gewünschten Mitarbeiter und/oder die gewünschte Ressource hinzufügen. MULTICAL würde Sie dann im Falle einer Doppelbelegung sofort durch ein rotes Ausrufezeichen warnen und Ihnen angeben, weswegen der Mitarbeiter oder die Ressource nicht verfügbar ist.
Nein, müssen Sie nicht, denn Termine lassen sich einfach mit Copy-Paste kopieren und an einem anderen Tag wieder einfügen. Einzig sich wiederholende Termine können nicht einfach kopiert werden. Einmalige Termine lassen sich ebenfalls spielend leicht durch Ziehen auf einen anderen Tag verschieben.
Wenn Sie sehen, dass noch immer Terminanfragen offen sind, haben Sie die Möglichkeit, Erinnerungsmitteilungen an die betroffenen Personen zu senden.
Nein! Das Fälligkeitsdatum wird nach Ablauf jeweils immer um einen Tag nach vorne verschoben, so dass die offenen, noch nicht erledigten Todos Sie so lange begleiten, bis diese als erledigt markiert wurden.