Ferienverwaltung

Ferienverwaltung

Mit MULTICAL haben wir eine webbasierte Software entwickelt, mit der Sie jederzeit den Überblick über die Ferienplanung in Ihrem Unternehmen haben. Das mühsame und zeitintensive Erfassen von Ferienanfragen auf Papier oder Excel entfällt. Sie sehen hier auf einen Blick, welche Mitarbeitenden in den Ferien oder krank sind und wo personelle Engpässe entstehen. Ferien und Absenzen werden automatisch in den Teamkalender übertragen und die entsprechenden Daten blockiert. Andere Teammitglieder werden im Krankheitsausfall automatisch informiert und können die nötigen Vorkehrungen unverzüglich treffen. Missverständnisse und Konflikte bleiben Ihnen erspart.

Ferienverwaltung

Mit MULTICAL haben wir eine webbasierte Software entwickelt, mit der Sie jederzeit den Überblick über die Ferienplanung in Ihrem Unternehmen haben. Das mühsame und zeitintensive Erfassen von Ferienanfragen auf Papier oder Excel entfällt. Sie sehen hier auf einen Blick, welche Mitarbeitenden in den Ferien oder krank sind und wo personelle Engpässe entstehen. Ferien und Absenzen werden automatisch in den Teamkalender übertragen und die entsprechenden Daten blockiert. Andere Teammitglieder werden im Krankheitsausfall automatisch informiert und können die nötigen Vorkehrungen unverzüglich treffen. Missverständnisse und Konflikte bleiben Ihnen erspart.

Ferien beantragen
und mit einem Klick genehmigen

24/7 Zugriff

Automatische Benachrichtigung bei Krankheit

Hot Sync mit Teamkalender

Cleveres Überstunden-Management

Statistische Auswertungen

24/7 Zugriff

Mit MULTICAL haben Ihre Mitarbeitenden jederzeit und überall ihre bereits bezogenen und geplanten Ferien im Griff. Die Mitarbeitenden können entspannt am Wochenende zu Hause mit der Familie und Freunden den Urlaub planen und direkt beantragen. Gleichzeitig sehen sie, wann andere Teamkollegen abwesend sind, wo allfällige Konflikte entstehen und wann Unterbesetzungen drohen. Vorgesetzte werden entlastet, die Ferienplanung Ihrer Mitarbeitenden bedeutet kaum noch Aufwand für sie.

24/7 Zugriff

Mit MULTICAL haben Ihre Mitarbeitenden jederzeit und überall ihre bereits bezogenen und geplanten Ferien im Griff. Die Mitarbeitenden können entspannt am Wochenende zu Hause mit der Familie und Freunden den Urlaub planen und direkt beantragen. Gleichzeitig sehen sie, wann andere Teamkollegen abwesend sind, wo allfällige Konflikte entstehen und wann Unterbesetzungen drohen. Vorgesetzte werden entlastet, die Ferienplanung Ihrer Mitarbeitenden bedeutet kaum noch Aufwand für sie.

Ferien und Absenzen beantragen

Die Mitarbeitenden beantragen ihre Ferien und Absenzen mit wenigen Klicks. Die MULTICAL Software überprüft automatisch, wie viele Ferientage im laufenden Jahr noch zur Verfügung stehen, welche Ferien und Absenzen bereits genehmigt wurden und welche Konflikte drohen. Die Ferienplanung im Team könnte nicht einfacher koordiniert werden.

Ferien und Absenzen genehmigen

Bei der Entwicklung der Ferienverwaltung von MULTICAL war es uns ein Anliegen, Sie von unnötigen und zeitraubenden Papier- und Excellisten zu befreien. Deshalb war uns ein transparenter und einfacher Genehmigungsprozess wichtig.

Die Ferienverwaltung unterstützt Sie beim Genehmigen von Anfragen, indem sämtliche Informationen übersichtlich aufgelistet sind. MULTICAL warnt Sie, falls eine Unterbesetzung droht oder das Ferienkonto des Mitarbeiters überzogen wird. In Kombination mit dem Teamkalender sehen Sie außerdem, ob in der angefragten Zeit wichtige Termine stattfinden, die die Anwesenheit Ihrer Mitarbeitenden erfordern. Kurz, als Teamleiter oder Administrator beantworten Sie Anfragen für Ferien und Absenzen mit einem Knopfdruck!

Ferien und Absenzen genehmigen

Bei der Entwicklung der Ferienverwaltung von MULTICAL war es uns ein Anliegen, Sie von unnötigen und zeitraubenden Papier- und Excellisten zu befreien. Deshalb war uns ein transparenter und einfacher Genehmigungsprozess wichtig.

Die Ferienverwaltung unterstützt Sie beim Genehmigen von Anfragen, indem sämtliche Informationen übersichtlich aufgelistet sind. MULTICAL warnt Sie, falls eine Unterbesetzung droht oder das Ferienkonto des Mitarbeiters überzogen wird. In Kombination mit dem Teamkalender sehen Sie außerdem, ob in der angefragten Zeit wichtige Termine stattfinden, die die Anwesenheit Ihrer Mitarbeitenden erfordern. Kurz, als Teamleiter oder Administrator beantworten Sie Anfragen für Ferien und Absenzen mit einem Knopfdruck!

Übersicht • Immer und von überall

Als Teamleiter oder Administrator behalten Sie mit MULTICAL auch in hektischen Zeiten die Übersicht über Ihr Team und das Unternehmen.

  • Unter ‚Verlauf‘ sehen Sie als Teamleiter oder Administrator eine Auflistung Ihrer Teammitglieder mit Angabe der verbleibenden Ferientage, Krankheitstage, Absenzzeit und der Überstunden.
  • In der ‚Übersicht‘ können Sie sich das ganze Unternehmen oder nur bestimmte Abteilungen anzeigen lassen. Ebenso wählen Sie mit einem Klick aus, ob Sie eine Vorschau der An- und Abwesenheiten für die nächste Woche, den aktuellen Monat oder die nächsten drei Monate sehen wollen.
  • Über den Befehl ‚Aktuell‘ rufen Sie den Ist-Zustand aller Mitarbeitenden ab: Wer arbeitet und wer in den Ferien ist. In Kombination mit dem Modul ‚Teamkalender‘ sehen Sie zusätzlich, wer im Home-Office ist oder gerade mit einem Termin besetzt ist. Zudem sehen Sie, welche Ressourcen wie Sitzungszimmer, Geschäftsauto usw. gerade frei oder besetzt sind.
  • Last but not least, mit dem Befehl ‚Personalbesetzung‘ bekommen Sie eine grafische Schnellübersicht über die Abwesenheiten der Mitarbeitenden in der Firma oder in den Abteilungen während des gesamten Jahres, um Personalengpässe, beispielsweise in den Sommer- oder Weihnachtsferien frühzeitig zu erkennen.

Abteilungen • Teamleiter & Beobachterstatus

Im Modul Ferienverwaltung lassen sich optional Abteilungen anlegen. Abteilungen können auch in kleineren Unternehmen helfen, klare Strukturen zu schaffen. Mitarbeitende können in MULTICAL gleichzeitig in mehreren Abteilungen tätig sein, beispielsweise im Sekretariat und in der Buchhaltung oder im Einkauf und im Verkauf.

Definieren Sie für jede Abteilung einen oder mehrere Teamleiter. Ein Teamleiter muss dabei nicht zwingend auch in der Abteilung tätig sein. Bestimmen Sie für jede Abteilung, ob Anfragen für Ferien und Absenzen nur von einer oder mehreren Personen genehmigt werden muss.

Für jede Abteilung lässt sich der minimale Personalbestand festlegen und wie viele Personen maximal abwesend sein dürfen. MULTICAL verwendet diese Angaben, um Sie und Ihre Mitarbeitenden bei den Anfragen für Ferien und Absenzen auf Unterschreitungen hinzuweisen.

Des Weiteren ermöglicht MULTICAL, dass Mitarbeitende Beobachter von anderen Abteilungen sein können. So sehen Mitarbeitende im Empfang, die Telefonanrufe für das gesamte Unternehmen entgegennehmen, wer anwesend, wer in den Ferien oder wer krank ist.

Bei Krankheitsausfällen werden Mitarbeitende derselben Abteilung automatisch informiert, so dass nötige Vorkehrungen unverzüglich getroffen werden können. Über den Beobachterstatus kann dies auch abteilungsübergreifend ausgedehnt werden.

Abteilungen • Teamleiter & Beobachterstatus

Im Modul Ferienverwaltung lassen sich optional Abteilungen anlegen. Abteilungen können auch in kleineren Unternehmen helfen, klare Strukturen zu schaffen. Mitarbeitende können in MULTICAL gleichzeitig in mehreren Abteilungen tätig sein, beispielsweise im Sekretariat und in der Buchhaltung oder im Einkauf und im Verkauf.

Definieren Sie für jede Abteilung einen oder mehrere Teamleiter. Ein Teamleiter muss dabei nicht zwingend auch in der Abteilung tätig sein. Bestimmen Sie für jede Abteilung, ob Anfragen für Ferien und Absenzen nur von einer oder mehreren Personen genehmigt werden muss.

Für jede Abteilung lässt sich der minimale Personalbestand festlegen und wie viele Personen maximal abwesend sein dürfen. MULTICAL verwendet diese Angaben, um Sie und Ihre Mitarbeitenden bei den Anfragen für Ferien und Absenzen auf Unterschreitungen hinzuweisen.

Des Weiteren ermöglicht MULTICAL, dass Mitarbeitende Beobachter von anderen Abteilungen sein können. So sehen Mitarbeitende im Empfang, die Telefonanrufe für das gesamte Unternehmen entgegennehmen, wer anwesend, wer in den Ferien oder wer krank ist.

Bei Krankheitsausfällen werden Mitarbeitende derselben Abteilung automatisch informiert, so dass nötige Vorkehrungen unverzüglich getroffen werden können. Über den Beobachterstatus kann dies auch abteilungsübergreifend ausgedehnt werden.

Überstunden (Optional)

Das Modul Ferienverwaltung in MULTICAL enthält eine intelligente Überstundenverwaltung. Die Überstundenverwaltung kann firmenweise aktiviert oder deaktiviert werden oder auch für jeden einzelnen Mitarbeitenden ein- oder ausgeschaltet werden. So können beispielsweise Mitarbeitende, die über das Wochenende an einem Event teilnehmen, über die Ferienverwaltung Überstunden beantragen. Ähnlich wie bei den Ferien müssen angefragte Überstunden von den Teamleiter genehmigt werden. Bewilligte Überstunden werden beim Mitarbeiterkonto angezeigt und können zu einem späteren Zeitpunkt (je nach Firmenpolitik) entweder in Ferien umgewandelt, abgebaut oder ausbezahlt werden. Dank dem intelligenten Anfrage- und Genehmigungsprozess für Überstunden reduziert sich der administrative Aufwand auf ein Minimum und die Wahrscheinlichkeit eines Missbrauchs kann beinahe ausgeschlossen werden. Genehmigte Überstunden, welche ausbezahlt werden, werden direkt an die Buchhaltung übermittelt.

Statistik

Der Befehl ‚Statistik‘ (nur für Administratoren) liefert zusätzliche Informationen zu Krankheiten, Abwesenheiten und Überstunden. Mithilfe der Statistik können beispielsweise unübliche Krankheitsmuster früher und besser erkannt werden. Die Statistik ist wahlweise mitarbeiterbezogen oder unternehmensbezogen abrufbar.

Statistik

Der Befehl ‚Statistik‘ (nur für Administratoren) liefert zusätzliche Informationen zu Krankheiten, Abwesenheiten und Überstunden. Mithilfe der Statistik können beispielsweise unübliche Krankheitsmuster früher und besser erkannt werden. Die Statistik ist wahlweise mitarbeiterbezogen oder unternehmensbezogen abrufbar.

MULTICAL App

Auch in der mobilen App für Android und iOS haben Sie jederzeit den vollen Überblick über Ihr Ferien-/Urlaubsguthaben. Zusätzlich zu den verbleibenden Ferientagen, Überstunden (sofern aktiviert), Krankentagen und Abwesenheiten, finden Sie Ihre bereits getätigten Anfragen chronologisch aufgelistet. Natürlich können Sie direkt in der App Ihre bevorstehenden Ferien eingeben, Überstunden praktisch von unterwegs erfassen oder eine Krankmeldung tätigen. Besonders praktisch für den täglichen Gebrauch ist die Ansicht „Absenzen“. Ein Blick reicht, um zu wissen, wer am heutigen oder zukünftigen Tag verfügbar ist.

Profitieren Sie von der Integration

Werten Sie Ihren Workflow durch die Integration mit den Modulen Teamkalender und Zeiterfassung auf. Das nahtlose Zusammenspiel der Ferienverwaltung mit den anderen Modulen erleichtert die Zusammenarbeit mit Ihrem Team, erhöht die Funktionalität der Ferienverwaltung und der anderen Module und Sie profitieren zusätzlich von unseren attraktiven Modulrabatten.

Teamkalender

Mit dem MULTICAL-Teamkalender haben alle Mitarbeiter ihre Termine (Meetings), Aufgaben (To-dos, Projekte) und Ressourcen (Fahrzeuge, Sitzungszimmer, etc.) im Griff.

Im Zusammenspiel mit der Ferienverwaltung werden im Teamkalender alle Ferien, Krankheitstage und Absenzen automatisch im Kalender angezeigt und ermöglichen die optimale Planung Ihrer Meetings.

Zeiterfassung

Das Modul MULTICAL-Zeiterfassung hält flexibel und unkompliziert die Arbeitszeiten der Mitarbeiter fest.

Dank der Ferienverwaltung werden Absenzen (Ferien, Krankmeldungend etc.) in der Zeiterfassung berücksichtigt und minimiert Fehler und den administrativen Aufwand bei der Erfassung der Arbeitszeiten.

Bleibe auf dem Laufenden.

Abonniere unseren Newsletter und erhalte regelmäßig aktuelle Informationen rund um MULTICAL.

FAQ

Was genau macht die Ferienverwaltung?

Unsere Ferienverwaltung revolutioniert das mühsame und zeitaufwändige Notieren und Erfassen von Ferienguthaben, Ferienanfragen etc. auf Papier, Word oder Excel und bringt zugleich Transparenz und Klarheit für alle Mitarbeiter und Teamleiter. Bei Ferienanfragen ist für Teamleiter in Sekundenschnelle ersichtlich, ob zum gewünschten Ferienzeitpunkt ein Engpass an Mitarbeitern besteht oder ob die Anfrage mit einem Mausklick bewilligt werden kann. Zusätzlich zu den Ferien managt die Ferienverwaltung auch Absenzen, Krankheiten und auf Wunsch auch die Überstunden.

Muss ich für einen sauberen Start mit der Ferienverwaltung warten bis zum Jahresanfang?

Nein, mit der Ferienverwaltung kann jederzeit, auch mitten im Jahr oder mitten im Monat angefangen werden. Dank der Übertragsmöglichkeit kann bei Beginn der Arbeit mit der Ferienverwaltung das aktuelle Ferienguthaben für jeden Mitarbeiter einfach und in Sekundenschnelle erfasst werden. Der Rest erledigt die Ferienverwaltung.

Verwaltet die Ferienverwaltung nur die Ferien der Mitarbeiter oder werden auch andere Absenzen angezeigt?

Es können mit der Ferienverwaltung nicht nur Ferien angefragt und vom Teamleiter oder Admin bewilligt werden, sondern auch Abwesenheiten (z.B. Hochzeitstag oder Militär-/Zivilschutz/-Dienst) und Krankheiten. Bei einer Krankmeldung können auf Wunsch alle Mitarbeiter der Abteilung (oder auch die ganze Firma) automatisch informiert werden, damit alle im Bild sind und falls erforderlich nötige Massnahmen (z.B. Absagen von Terminen) vorgenommen werden können.

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Preisstruktur

Untenstehende Preise gelten pro Modul.

Profitieren Sie von 10% Rabatt, wenn Sie zwei Module bestellen
und von 20% Rabatt, wenn Sie alle drei Module kaufen.